Verifactu cuando facturas desde tu propio sistema
Casi todo lo escrito sobre Verifactu asume que usas un programa de facturación comercial. Qué pasa si tus facturas salen de un sistema a medida, qué plazos hay de verdad y qué hay que adaptar.
Este artículo aplica a España. Si tu negocio está en otro país puedes saltártelo, aunque el patrón de fondo, que es qué pasa cuando una norma alcanza a un sistema hecho a medida, se repite en todas partes.
Hay cientos de artículos sobre Verifactu y prácticamente todos dan por hecho lo mismo. Que facturas con un programa que has contratado y que la decisión consiste en elegir uno compatible. Si tus facturas salen de un sistema propio, ese consejo no te sirve de nada, porque el proveedor que tiene que adaptarse eres tú.
Qué es Verifactu, en corto
Es la normativa técnica que deben cumplir los sistemas informáticos que emiten facturas. Su objetivo es que un registro de facturación no se pueda alterar, borrar ni manipular después de creado, que es la forma técnica de decir que se acabó la caja B.
En la práctica exige un puñado de cosas concretas. Un registro de facturación por cada factura, encadenado con el anterior mediante una huella digital, de forma que retocar una factura vieja rompa la cadena entera y se note. Un registro de eventos que deje rastro de lo que pasa en el sistema. Un código QR en cada factura. Una exportación en formato estándar. Y la capacidad de remitir los registros a la Agencia Tributaria.
Hay dos modalidades. La de remisión en tiempo real, que envía cada registro a Hacienda en el momento, y la de conservación local con firma, con requisitos más estrictos de integridad porque nadie está recibiendo copia.
Los plazos, que han cambiado
Este punto merece atención porque medio internet sigue publicando fechas viejas.
El calendario original situaba la obligación en enero y julio de 2026. Se aplazó. Las fechas vigentes son el 1 de enero de 2027 para las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades, y el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto.
Suena lejos. Para un sistema a medida no lo es tanto, y ahora vemos por qué.
Por qué tu caso es distinto al de quien usa un programa comercial
Si usas un programa de facturación de mercado, la adaptación la hace el fabricante y a ti te llega en una actualización. Tu trabajo consiste en comprobar que tu proveedor va a cumplir y, si no, cambiarte.
Si tu facturación sale de un sistema propio, ese trabajo es tuyo. Y no es un parche cosmético. El encadenamiento por huella digital afecta a cómo se guardan los datos, obliga a que una factura emitida deje de ser editable y suele chocar de frente con cómo funcionan muchos sistemas internos, donde corregir un error es abrir el registro y cambiar el número.
Ese es exactamente el cambio que cuesta. No el código QR, que es media tarde. Es pasar de un modelo donde los datos se editan a uno donde los datos se sellan y las correcciones se hacen emitiendo un documento nuevo.
Por eso 2027 no está lejos. Si el sistema lleva años funcionando y tiene histórico, el rediseño de esa parte se mide en semanas de trabajo, más pruebas, más el periodo en que conviven las dos formas de trabajar.
Las sanciones, con el matiz que importa
La Ley General Tributaria prevé hasta 50.000 euros por ejercicio para quien tenga en uso sistemas que no cumplan los requisitos, y hasta 150.000 euros por ejercicio para quien fabrique o comercialice sistemas que los incumplan.
El matiz que casi nadie explica es qué pasa con un sistema hecho a medida para uso propio, que no se comercializa. La lectura razonable es que ahí eres usuario y no fabricante, y por tanto estás en el primer tramo. Si además cediste o vendiste ese sistema a un tercero, la cosa cambia.
Esto no es asesoría fiscal ni jurídica. Es la clase de detalle que conviene confirmar con tu asesor antes de tomar decisiones, y merece la pena hacerlo pronto en lugar de en junio de 2027.
Qué hacer ahora, por orden
Primero, localiza dónde nacen tus facturas de verdad. En muchos negocios la respuesta no es una sola. Hay un sistema que las emite, una hoja de cálculo que lleva un caso raro y un talonario para dos clientes de siempre. Todo lo que emita una factura entra en el alcance.
Segundo, decide si adaptar o desacoplar. No siempre compensa convertir tu sistema entero en un emisor conforme. A veces la jugada limpia es dejar que tu sistema siga haciendo lo que hace bien, que es tu operación, y delegar la emisión de la factura en una pieza especializada que ya cumple, conectada por API. Depende de cuánta lógica propia tenga tu facturación. Es la misma decisión que planteamos en general en qué es el software a medida, donde lo resumimos así, a medida solo lo que es tuyo de verdad y producto de terceros para lo que es igual en todas partes.
Tercero, pregunta con tiempo. Si tu sistema lo mantiene alguien, plantéale la pregunta este trimestre y no el que viene. Si no lo mantiene nadie, que es más común de lo que parece, ese es un problema anterior a Verifactu.
Si tu operación vive en un sistema propio y quieres saber qué implica adaptarlo, eso es justo lo que hacemos en plataformas y sistemas a medida. Y si el sistema lleva tiempo sin que nadie lo toque, conviene leer antes hiciste tu app con IA y ahora nadie sabe arreglarla, porque el patrón se parece mucho.
Tema
Software a medida para empresas: qué es y cuándo hace falta
El software a medida es un sistema construido alrededor de cómo trabaja un negocio concreto, en lugar de un producto genérico al que el negocio tiene que adaptar su forma de trabajar. Se elige cuando el proceso propio es lo que da la ventaja competitiva y encajarlo en un molde ajeno cuesta más que construir el molde.